Tool: Vragenlijst reflectiemogelijkheden

Wat is Vragenlijst reflectiemogelijkheden

Het is een korte vragenlijst waarin teamleden gevraagd worden een score te geven aan de mate waarin ze kunnen reflecteren over het werk. Net zoals bij de vragenlijst teamkarakteristieken is het de bedoeling om in de eerste plaats gegevens te verzamelen, om daarna de resultaten daarvan terug te koppelen aan het team en een gesprek daarover te starten. 

Reflecteren over het werk is belangrijk om inzicht te verwerven in het eigen functioneren en kritisch na te denken over hoe een individuele medewerker of een team zaken aanpakt. 

Welk doel heeft de tool?

De hoofddoelstelling van een klassiek vragenlijstonderzoek is het verzamelen van informatie. De hoofddoelstelling van dit instrument, het kiezen voor de survey-feedback methode, is de teamleden te stimuleren om zelf actie te ondernemen in het realiseren van verbeteringen. Door de resultaten gezamenlijk te bespreken kan men de eigen scores vergelijken met die van het totale team en hebben de teamleden de kans om toe te lichten aan elkaar wat goed is en waarom, wat voor verbetering vatbaar is en wat dat dan betekent. De resultaten krijgen een gemeenschappelijke betekenis en bieden een basis om mogelijke verbeteringen met elkaar te verkennen en te formuleren. 

In welke situatie is de tool inzetbaar?

Dit instrument is vooral te gebruiken voor bestaande teams. Er wordt immers gepeild naar de huidige beleving van het teamfunctioneren. Het is een goed instrument om het belang van reflectiemomenten te ontdekken. Aan de vragenlijst kan best een gesprek gekoppeld worden dat niet alleen peilt naar bestaande mogelijkheden tot reflectie, maar ook nagaat of en hoe teamleden graag de kans krijgen om individueel of in samenspraak met collega's te reflecteren over het werk.

Wat zijn de randvoorwaarden?

De praktijk leert ons dat de bedoeling van het instrument en het vervolgtraject best op voorhand wordt verduidelijkt, dat er de gelegenheid is om eventuele vragen ter verduidelijking kunnen gesteld worden. Daarnaast blijken veel teamleden in de praktijk belang te hechten aan anonimiteit bij het verzamelen van informatie. Het inschakelen van een neutrale partner die het vertrouwen geniet van het team om te waken over deze anonimiteit kan een erg belangrijke randvoorwaarde zijn om waarheidsgetrouwe informatie te verzamelen.

Hoe zet men deze tool in?

De toelichting over deze tool gebeurt bij voorkeur in contact met het team, bijvoorbeeld op een teammeeting. Het geeft de gelegenheid om bijkomende vragen te stellen. De praktijk leert ons dat er die bijna altijd zijn, zeker met betrekking tot wat er met die informatie gaat gebeuren. Eenmaal de gegevens verzameld zijn kunnen ze verwerkt worden tot een totaal teamresultaat, een teamprofiel. Vervolgens worden deze resultaten teruggekoppeld aan het team en moet er de gelegenheid gecreëerd worden om enerzijds een aantal vragen in groep te beantwoorden en anderzijds in groep te verkennen wat het team hier in de toekomst mee wil doen. Volgende vragen kunnen hierbij helpen: 

  • Wat vinden jullie van het resultaat? Welke scores vinden jullie opvallend? Waarom?
  • Welke voorbeelden kan je vertellen die deze resultaten onderbouwen?
  • Vinden jullie het nodig en zinvol om meer reflectie te stimuleren of uit te wisselen met elkaar? Zoja, op welke aspecten?
  • Op welke manier zouden we dat kunnen organiseren? Welke acties pakken we eerst aan en wat is er nodig om die te kunnen ondernemen?

Download hier de 'vragenlijst reflectiemogelijkheden'.