Tool: Stakeholdersaanpak

Wat is Stakeholdersaanpak

De stakeholdersaanpak is een denkoefening die je in een project kan doen om na te gaan welke individuen of groepen (teams, afdelingen,…) binnen of buiten de organisatie, die:

  • Impact hebben op de ‘problematiek’ die jullie behandelen : omdat ze info of expertise hebben die je nodig hebt, omdat ze beslissingmacht hebben, omdat ze zelf iets moeten anders doen, … 
  • Impact en verandering zullen ondervinden van de acties die de werkgroep zal nemen : omdat ze anders zullen moeten werken, omdat ze er tijd moeten insteken, omdat ze profiteren van de resultaten, …

Op deze manier kan je nagaan welke betrokkenheid deze individuen moeten hebben bij beslissingen. 

Welk doel heeft de tool?

De stakeholderaanpak dient verschillende doelstellingen:

  1. Identificeren stakeholders
  2. Uitklaren van de 'stake' (voor werkgroep en stakeholder)
  3. Hun perceptie, motivatie, positie inschatten
  4. Gewenste 'relatie' bepalen per 'stakeholder'
  5. Bepalen hoe je ze gaat betrekken en hen de facto beginnen te betrekken

In welke situatie is de tool inzetbaar?

Met je werkgroepje, onderzoek je een probleem en werk je aan oplossingen, die niet alleen je eigen groepje betreffen, maar de managers en medewerkers van een hele organisatie. Succes zal dan ook niet alleen afhangen van de ‘KWALITEIT’ van je oplossing.

Als je om te slagen de energie, competentie, ervaring, medewerking, beslissing, enz… van anderen nodig hebt is het belangrijk hen te BETREKKEN bij het denk- en werkproces van het werkgroepje.

Die betrokkenheid is des te belangrijker naarmate het succes staat of valt met de mate van ‘ownership’ en ‘buy in’ van de stakeholders.

Wat zijn de randvoorwaarden?

Je doel is het engagement van je stakeholders, in de acties van de werkgroep, te ontwikkelen. Om dat te doen, kan je niet wachten tot het moment waarop je hun steun of medewerking effectief nodig hebt. Weerstand ontstaat meestal, omdat mensen niet bij het begin, echt hebben kunnen MEEDENKEN, en daardoor het gevoel hebben niet echt te begrijpen waarom, of achterdochtig worden, het gevoel hebben dat hen iets wordt opgedrongen en dat ze de controle verliezen.

Dat betekent dus dat je mensen zoveel mogelijk kans moet bieden om mee te denken, het probleem mee te analyseren en mee te denken en te beslissen over oplossingen. Dat kan natuurlijk niet met iedereen, maar dan moet je toch minstens iedereen in iedere stap die je zet, goed informeren en hen kansen bieden om feedback te geven of hun gevoel daarbij te ventileren.

En stoppen doet het ook al niet, omdat de houding van stakeholders doorheen je werk als groepje, kan veranderen en mensen die eerst enthousiast waren, toch kunnen gaan tegenwerken (net omdat ze de voeling met het project aan het verliezen zijn).
 

Hoe zet men deze tool in?

In functie van de rol van een stakeholder, heb je diverse mogelijkheden om hen te kennen, te erkennen en zich te laten herkennen in het project :

  • Informatie en communicatie : regelmatige nieuwsbrief, intranet, infomeetings, data bestuderen, … (waar je zowel over de feitelijkheden van de problematiek als over het werk van het groepje kan rapporteren)
  • Hun expertise, mening en ervaring gebruiken : focusgroepen, individueel gesprek, enquête, …
  • De noodzaak laten aanvoelen : focusgroep met FFA, Ishikawa, SWOT, …
  • Hen ‘medeverantwoordelijkheid geven’: brainstorm, mee laten beslissen, in de werkgroep zetten, …