Tool: Keeping Up Competence

Wat is Keeping Up Competence

Een checklist om na te gaan in welke mate medewerkers hun competenties op de werkplek kunnen onderhouden en verbeteren.
De checklist bestaat uit drie modules die elk een bepaald facet van de functie bekijken.
Met module 1 kan men nagaan of de samenstelling van de functie de vaktechnische kennis, vaardigheden en competenties voldoende ondersteunt.
Module 2 brengt de algemene competenties in kaart. Kunnen competenties zoals communicatie regelmatig geoefend worden?
En module 3 bekijkt of er remmende factoren in de arbeidsomstandigheden zijn die weggewerkt kunnen worden.

Deze checklist is een middel om de manier waarop het werk wordt georganiseerd (de arbeidsorganisatie) te verbeteren en zo ‘gewenste' leereffecten na te streven tijdens het werk.

Welk doel heeft de tool?

Een lijnverantwoordelijke, een chef, een teamleider ondersteunt (o.a.) de ontwikkeling van de competenties van zijn/haar medewerkers. Om dit te doen grijpt men vaak naar het klassieke instrument van opleiding. En terecht, een goede opleiding is de basis voor verdere competentieontwikkeling.
Maar een chef heeft ook andere middelen ter beschikking: goede handboeken, duidelijke werkinstructies en procedures, werkoverleg en individuele begeleiding.

Toch loopt het ontwikkelen van competenties bij medewerkers soms stroef. De samenstelling van het takenpakket van een functie speelt hierin een belangrijke rol. De taken die een medewerker moet uitvoeren bepalen in welke mate een werknemer kan bijleren tijdens het werk zelf.
Iemand die heel de dag hetzelfde doet volgens strikte procedures, problemen moet doorschuiven naar een ander, weinig contact heeft met collega’s en slechts over zeer summiere informatie beschikt heeft weinig leermogelijkheden op de werkplek.

Met deze checklist willen we de samenstelling van de functies en de werkomstandigheden op hun leermogelijkheden analyseren en suggesties formuleren voor verbeteringen.
 

In welke situatie is de tool inzetbaar?

De checklist kan gebruikt worden voor functies waar men ‘problemen’ vermoedt, zoals bij uitholling van taken door technologische of organisatorische veranderingen. Maar de functies kunnen ook om andere redenen probleemfuncties zijn: demotivatie van de werknemers, ergonomische klachten (rugpijn, overbelasting, …), moeilijkheden bij rekrutering, verhoogde veiligheidsrisico’s, gebrekkige doorstroom, problemen bij opleidingen of functioneringsgesprekken, …

De tool kan ook toegepast worden bij de reorganisatie of uitbreiding van een afdeling, bij communicatieproblemen, …

Deze checklist is niet ontworpen voor een individueel gebruik, maar wel voor een cluster van aanverwante functies binnen een bepaald productieproces of dienstverlening. Het kan daarbij gaan om zeer gelijkaardige functies, vb. monteurs in een automobielassemblage, maar ook om complementaire of aanverwante functies, zoals vb. een team in een verpleegafdeling of administratie.
 

Wat zijn de randvoorwaarden?

De VTO- of HRM- verantwoordelijke speelt een belangrijke rol bij het op maat maken van de checklist. De meeste vragen liggen vast, er moet wel een takenlijst (30 à 40 taken) die in een afdeling worden uitgevoerd samengesteld worden.

De VTO- of HRM- verantwoordelijke speelt ook een rol bij de begeleiding van het proces (motiveren van de afdelingen om deel te nemen, verkennende gesprekken over mogelijke problemen in de afdeling, achtergrondinformatie verzamelen die sommige problemen kunnen verklaren of verduidelijken, begeleiding van de afname van de checklist, samenstellen van het rapport, feedback geven aan de afdelingen en leidinggevenden, voorstellen doen voor verbetering wat betreft leren op de werkplek).

Terugkoppeling naar medewerkers is belangrijk (garandeert meer engagement van management om echt iets te doen met resultaten van de bevraging).
Om leren op de werkplek na de analyse te stimuleren moet er een goed evenwicht zijn tussen korte-termijnacties (direct voelbaar op de werkvloer) en lange- termijnacties (meer structureel). De langere termijn mag geen excuus zijn om op korte termijn niets te ondernemen..
Vaktechnische volledigheid in kaart brengen vereist voor bepaalde functies een goede voorbereiding (in kaart brengen via functiebeschrijvingen en interviews van leidinggevenden en functiehouders)

Hoe zet men deze tool in?

In principe kunnen alle functies beoordeeld worden op hun leerproblemen, maar het spreekt voor zich dat men zich concentreert op de functies of afdeling waar men problemen vermoedt.

De voorbereiding van de checklist bestaat uit 5 stappen:

  1. Maak een lijst van de 30 à 40 belangrijkste taken van de geselecteerde afdeling/functiegebied.
  2. Kies de functies die u wil analyseren op basis van problemen die u vermoedt. (b.v. is er sprake van uitholling van taken door technologische of organisatorische veranderingen, is er sprake van demotivering, zijn er ergonomische klachten, moeilijkheden bij rekrutering, verhoogde veiligheidsrisico’s, gebrekkige doorstroom, transfer tussen opleidingen en werken, …).
  3. Bepaal welke modules u wilt gebruiken (3 modules zijn apart bruikbaar of samen)
  4. Ga na waar u de informatie zal halen om de checklist in te vullen.U kan de checklist laten invullen door de functiehouders zelf. U kan zelf de checklist invullen op basis van informatie en gesprekken.
  5. Maak kennis met de verschillende onderdelen van de checklist (handboek en werkfiches)

Download via de Stichting Innovatie & Arbeid het handboek voor de Checklist Keeping Up Competence en de Formulieren Keeping Up Competence.