Tool: Kaizen teams

Wat is Kaizen teams

Een verbeterteam is een projectmatig en bij voorkeur multidisciplinair samengesteld, tijdelijk team dat een concrete, nauw omlijnde opdracht krijgt om binnen de lopende processen/producten betere procedures uit te werken. Het team analyseert de bestaande situatie, formuleert zelf verbeterstappen, ontwerpt een nieuwe procedure, test deze uit en past desgevallend opnieuw aan. De nieuwe procedure wordt doorgetraind naar de collega’s (die niet direct in het project betrokken zijn). De nieuwe procedure wordt op regelmatige basis binnen een door de medewerkers zelf opgezet systeem geaudit.

Welk doel heeft de tool?

Een verbeterteam moet in de eerste plaats een efficientere productie/dienstverlening opleveren.

Daarnaast is de introductie van een verbeterteam in feite een op kleine schaal, geïsoleerd en projectgebonden beïnvloeden van de 7 factoren die een leerrijke omgeving bevorderen. De deelnemers aan een dergelijk project worden uit hun dagelijkse context (routine) gehaald en voor nieuwe uitdagingen geplaatst waarbij zij (verdoken) competenties of talenten kunnen laten openbloeien. Eigen aan deze aanpak is dat de 7 voorwaarden voor een leerrijke job hier, beperkt binnen dit project, aan bod komen: het project biedt een samenhangend geheel, de deelnemers hebben grote autonomie in de uitwerking, die zij in nauw en diepgaand overleg met hun collega’s voeren. Het betreft afwisselende taken (het team verdeelt zelf de taken, waarvan de meeste afwijken van de routinetaken). De medewerkers zijn expert in het onderwerp en de uitwerking, dus uitermate goed geïnformeerd.

In welke situatie is de tool inzetbaar?

De tool kan als (beperkt) experiment worden aangewend in die bedrijven, bij die managers die nog dienen overtuigd te worden van de effecten wanneer op de 7 factoren wordt ingegrepen. Het kan een aanzet zijn tot uitrol naar andere meer grootschalige acties op organisatieniveau. De kracht van een ‘werkend’ voorbeeld. Het voordeel van deze tool is dat de focus initieel niet ligt op het creëren van een beter leerklimaat, maar dat dit als een spin off wordt ervaren van een actie die ook meteen een positief effect heeft op het werkrendement. Maw makkelijker introduceerbaar, geen grote extra kosten voor een dubbel effect. Ideale tool wanneer men een aanpak wenst vanuit kleine successen.

Wat zijn de randvoorwaarden?

Het verbeterteam is een ad hoc team en werkt autonoom onder leiding van een coach. Het krijgt voldoende ruimte (tijd) en vrijheid om zijn eigen creatief proces te ontwikkelen en op gang te brengen. Out-of-the-box denken wordt gestimuleerd. Los van de gewone hiërarchie werken alle teamleden in het team op basis van ‘gelijkheid’. Het verbeterteam is in se een weerspiegeling van de medewerkerspopulatie die met het omschreven thema betrokken is. Daartoe moet men niet steeds de ‘best presterende’ meenemen, maar ook medewerkers met een zekere weerstand tegen veranderingsprocessen. Het verbeterteam wordt door het management gewaardeerd in zijn prestaties/resultaten. Er wordt bij voorkeur gekozen voor een moeilijk, aanslepend probleem, maar men waakt erover dat de doelstellingen niet te ruim gesteld worden, opdat de kansen op succes (onontbeerlijk) reëel blijven.

Hoe zet men deze tool in?

De tool is inzetbaar op de meeste probleemsituaties op de werkvloer. (Zie boven) In productiemiddens zijn rendementsproblemen populair: bv het reduceren van stilstandtijden of het introduceren van nieuwe Orde en Netheidprocedures. Maar de aanpak vindt ook ingang in de social profit (bv in beter stroomlijnen van taken van verzorgend personeel in ziekenhuizen).