Tool: Inspanningen-Impact matrix

Wat is Inspanningen-Impact matrix

Het eerste dat ons te binnen schiet, is niet altijd het beste. Er zijn misschien nog andere oplossingen mogelijk en een lijstje maken van wat je allemaal zou kunnen doen is zinvol. Om in die ‘berg van mogelijke acties’ wat structuur te brengen en een doordachte keuze te maken kun je de matrix ‘Impact / Inspanning’ gebruiken. Daardoor voorkom je dat je op de eerste de beste oplossing springt (omdat je daar nu eenmaal aan denkt) en uit het oog verliest dat je met minder inspanning meer resultaat kan behalen.

Deze matrix deelt de mogelijke ‘acties’ in naargelang :

  • De impact ze hebben op het probleem dat zich stelt
  • De inspanning (tijd, geld, …) nodig om de gekozen actie in praktijk te brengen

Welk doel heeft de tool?

Het is de bedoeling om een zo goed mogelijk rendement te bereiken bij wat we doen en niet alleen te kijken naar de ‘actie’ (we doen toch wat) maar vooral naar de impact op onze doelen (het maakt wat uit).

Via  deze matrix wordt vooral de effectiviteit van verschillende oplossingen in kaart gebracht. 

In welke situatie is de tool inzetbaar?

De matrix ‘Impact / Inspanning’ kan je gebruiken in de volgende situaties :

  • Als leidinggevende om je team te helpen alles te overwegen alvorens een beslissing te nemen
  • Als methodiek bij het opmaken van actieplannen
  • Bij het individuele coaching gesprek om ‘alternatieven’ te wegen

Wat zijn de randvoorwaarden?

Een inspanningen-impact matrix staat of valt met de ideeën die ervoor gebruikt worden. Het heeft geen zin om te vertrekken vanuit één of twee oplossingen. Een eerste stap is dus in ieder geval het verzamelen van ideeën. 

Stel bij het verzamelen van ideeën het oordeel over de kwaliteit uit. Tracht vanuit een brede kijk op het probleem ideeën te genereren. 

Kijk zeker ook even naar de brainstorm tool om na te gaan hoe je samen met een team een veelheid aan oplossingen kan vinden.

Hoe zet men deze tool in?

  1. Maak eerst eeen lijstje van diverse mogelijkheden om het probleem op te lossen of de doelstellingen te bereiken. Dat kan bij een individueel coaching gesprek of eventueel in een brainstorm als team. 
  2. Ga dan voor ieder van de mogelijkheden na:
    • impact inspanningHoe goed zou dit ons probleem oplossen?
    • Hoeveel tijd, geld, inspanning, risico zijn  daarmee gemoeid?
  3. Teken op een papier of een bord de matrix en zet iedere oplossing in één van de vier matrix velden. Zo krijg je vier groepen oplossingen
    1. Oplossingen die gemakkelijk te realiseren zijn en die een hoge impact hebben op het probleem (die het probleem dus in heel hoge mate oplossen)
    2. Oplossingen die wel een grote impact hebben, maar die zeer moeilijk te realiseren zijn en veel inspanning vergen
    3. Oplossingen die niet alleen heel moeilijk te realiseren zijn, maar bovendien het probleem maar heel gedeeltelijk oplossen.
    4. Oplossingen die wel makkelijk te realiseren zijn, maar weinig bijdragen tot de oplossing van het probleem.
  4. Richt je aandacht nu vooral op de 'groep 1' oplossingen. In geval je slechts heel weinig alternatieven hebt, kan je er natuurlijk voor kiezen om een oplossing te kiezen die weliswaar werkt, maar heel veel inspanning vereist (groep 2). Gebruik dit als input van je actieplan