DHL: Hoe pakken we obstakels aan?

Case/Testimonial: DHL

Trajectonderdeel: Hoe pakken we obstakels aan?

Er werd in de tweede fase resoluut gekozen voor ‘co-creating’ processen waarbij zowel de analyse van de situatie, het bedenken van oplossingen als de implementatie daarvan bij de medewerkers werd gelegd.

De start daarmee werd gemaakt tijdens een Teamdag onder het motto : “what do we bring to the picnic?” Om ervoor te zorgen dat werkelijk iedereen kon deelnemen werd deze dag op een zaterdag namiddag gepland. Dat is het enige moment waarop de activiteit van de afdeling stil ligt en waardoor dus iedereen in principe kan aanwezig zijn. Anderzijds betekende dat ook dat de teamdag in ‘privétijd’ viel en ook niet werd vergoed of gecompenseerd.

Wel werden een aantal begeleidende maatregelen genomen om zoveel mogelijk mensen de kans te geven te komen. Het werk in de zaterdag voormiddag werd herschikt zodat mensen ’s middags in Antwerpen konden zijn, uit een aantal alternatieve data werd deze gekozen die het minste mensen voor familiale of persoonlijke problemen stelden, enz…

Het feit dat dan in die omstandigheden meer dan 2/3 van de medewerkers ook echt kwamen opdagen en actief meewerkten in de Teamdag mag op zich al een succes heten en bewijst allicht ook dat de basis betrokkenheid bij de organisatie, ook na bijna een jaar thuiswerk, in takt was.
Een andere ingreep die gedaan werd om de medewerkers maximaal te ‘empoweren’ en te betrekken bij de constructie van hun eigen toekomstige werkplek was het werken met Interne Facilitatoren (IFACS). Die IFACS waren 7 vrijwilligers (ook dat was een aangename verrassing) die werden opgeleid om de teamdag en de activiteiten tijdens die teamdag te begeleiden. We hebben op die manier een aantal dingen willen doen :

  • Medewerkers in the drivers’ seat plaatsen (en dus het idee dat men op het initiatief van managers moet wachten doorbreken)
  • Een aantal procesvaardigheden bij een aantal medewerkers ontwikkelen zodat die verder in de organisatie gebruikt zouden kunnen worden
  • Het idee van ‘verantwoordelijkheid nemen voor de hele organisatie’ in praktijk brengen
  • Mensen in stelling brengen die ook verder in het proces ‘de lead’ zouden kunnen nemen en het proces van onderuit begeleiden
  • Het ‘sturende gewicht’ van Managers en Supervisors bewust verminderen en zoveel mogelijk ruimte creëren voor de niet leidinggevende medewerkers om mee te denken en te doen. Dat neemt niet weg dat ook de managers en supervisoren meededen, maar dan zoveel mogelijk als deelnemer en niet in een sturende of begeleidende rol.