DHL: Hoe bouwen we verder op de vernieuwing?

Case/Testimonial: DHL

Trajectonderdeel: Hoe bouwen we verder op de vernieuwing?

Tijdens de teamdag en tijdens de eerste dagen dat de werkgroepen probeerden aan de slag te gaan, merkten we al een paar fenomenen :

  • Ongemakkelijkheid en onduidelijkheid rond rol en mandaat van de werkgroep (wat normaal is omdat ze nu in een heel ander rol en met ‘organization wide responsibility’ te maken kregen)
  • Onzekerheid van de IFACS… hoe krijg ik zo’n werkgroep in gang ?
  • Onzekerheid bij het management rond de mate waarin zij dit proces konden begeleiden zonder het weer ‘over te nemen’
  • De neiging van de werkgroepen om in enkele minuten de analyse te maken en snel enkele oplossingen te suggereren … en dan verder eigenlijk niet weten hoe ze dit ook konden in werkelijkheid omzetten.

Daarop werd besloten om de begeleiding van de werkgroepen (procesbegeleiding en coaching) te versterken door 1 manager in de organisatie dat te laten coördineren. Samen met deze manager hebben we enkele dagen na de teamdag een nieuwe workshop voor IFACS georganiseerd, met als thema’s :

  • Hun rol ?
  • Hoe communiceren tussen de werkgroepen en met de organisatie als geheel ?
  • Belang van probleemanalyse en stakeholder betrokkenheid ?

Als gevolg van deze workshop namen de IFACS het initiatief :

  • om een intranet forum op te zetten. Hierop kan de voortgang van de werkgroepen gevolgd worden en kan inbreng en discussie van de hele organisatie bij de diverse onderwerpen worden gestimuleerd.
  • Om een nieuwe meeting per ‘werkgroep’ te doen (met ondersteuning van de manager) om een duidelijke probleem analyse te maken en een stakeholder involvement plan, zodat van meet af aan, aan het draagvlak voor problemen en oplossingen kan worden gewerkt

Ook al zitten we nog in het ‘proces’ en kan men zeggen dat dit nog geen outcomes heeft geproduceerd, toch valt het op dat er een aantal dingen fundamenteel aan het ‘verschuiven’ zijn, die toch wel als outcomes kunnen worden weerhouden:

  • IFACS en werkgroepen die een organisatie issue als hun verantwoordelijkheid zien (en het niet bij het management leggen)
  • Het besef dat je niet zomaar snel een actie kan nemen en dat die dan binnen de organisatie duurzaam zal werken maar dat je iedereen moet betrekken bij het debat, informeren, stimuleren om mee te doen , enz…
  • De ‘rechtstreekse’ dialoog tussen medewerkers (werkgroepen) en management over de organisatie, de aansturing, feedback, … zonder conflict en vanuit een gezamenlijk streven naar hetzelfde doel, … en niet “ze moeten dit maar doen”.

Dit proces heeft, zonder dat al te dikwijls expliciet te zeggen, stilaan ook een antwoord geformuleerd op een vraag die van in het begin, vooral dan bij de managers zich stelde, namelijk : “wat is in zo’n organisatie, met op termijn zelfsturende professionals nog de rol van leidinggevenden?”.

Controle op aanwezigheid wordt zinloos en zelfs de controle op output wordt in grote mate overgenomen door de informatiesystemen die heel nauwkeurig ‘output informatie’ voorzien.  Het antwoord op die vraag is allicht ‘procesbegeleiding’ van organisatie processen, betrokkenheid triggeren, … en dat is inderdaad wat het management op dit ogenblik ook aan het doen is. Al is dit een ietwat ‘tegennatuurlijke’ reflex waarbij managers vaak geneigd zijn te ‘handelen’ en het ‘probleem op te lossen', terwijl men nu van hen vraagt het bij de medewerkers te leggen en enkel de voorwaarden te creëren voor mensen om aan de slag te gaan.